PLAN DE CAPACITACIÓN: ¿Cómo elaborar uno para MIPYME?
El secreto para gozar de todos los beneficios de un personal bien capacitado es realizar un plan de capacitación a la medida, que cubra las necesidades de su empresa y le permita cubrir la inversión sin problema.
Cómo lo hemos visto en artículos anteriores, la capacitación al personal no es un asunto que puede dejarse a la suerte, o considerar que es un tema que solo aplica a empresas trasnacionales.
Antes de entrar de lleno con los pasos para la elaboración de un plan de capacitación, visualicemos juntos un escenario en donde no existe tal plan y se capacita al personal de forma aislada.
Si sus vendedores tienen problemas de comunicación entre ellos y hace falta trabajo en equipo, mientras que el equipo administrativo tiene dificultades de comunicación hacia el servicio al cliente, y deciden invertir en capacitación optando por los temas de “Aumento de productividad” y “Liderazgo 101”.
Los temas no son malos y de seguro que puede sacarse mucho provecho, pero no es lo que el personal necesita con urgencia. En este caso hubiera resultado mucho más efectivo dividir al grupo entre vendedores y equipo administrativo y enfocar un taller con el tema especifico que requería cada grupo, por ejemplo “Trabajo en equipo y comunicación efectiva” para el equipo de ventas y “Servicio al cliente 101” para el equipo administrativo. Es la misma inversión, realizada de forma más efectiva.
¿Imagina inscribirse a una clase de estadística aplicada sin haber cursado antes estadística 1, 2 y 3? Es posible que en cuestión de un par de clases decida retirarse del curso porque es muy difícil y demandante seguirle el ritmo al catedrático. Habrá perdido tiempo y dinero, sin haberle sacado el máximo provecho. Por ello es importante no solo escoger los temas correctos, sino también el nivel correcto dentro del tema (introductorio, básico, intermedio, avanzado o un refuerzo), nada puede quedar a la suerte.
Ahora bien ¿Cómo elaborar un plan de capacitación a su medida?
PASO 1: Detección de necesidades de capacitación – DNC
Utilice la información con la que ya cuenta para detectar necesidades de formación o capacitación, yo propongo utilizar como base 3 fuentes de información vitales, la cual he abreviado como las 3E´s:
Evaluaciones o comentarios de servicio al cliente
Evaluaciones de desempeño
Errores frecuentes
Si dispone de más información, no dude en utilizarla para elaborar su detección de necesidades.
PASO 2: Cubrir las necesidades detectadas
Imagine que hay un bache en la carretera, según su tamaño, así será la medida de recursos necesaria para cubrir el agujero. Utilizar muchos recursos en un bache pequeño puede generar acumulación de asfalto y provocar irregularidades en la carretera (otro problema) y utilizar muy pocos recursos para un gran bache, puede que no sea suficiente.
Este paso frena a muchos empresarios, pues se dan cuenta que tienen muchos baches que cubrir, unos pequeños y otros más grandes y, eligen dar un paso atrás e ignorarlos. Recuerde esto:
Al hacer un plan de capacitación, está planificando cubrir esos baches de forma ordenada, espaciada y controlada, no debe cubrir todos los agujeros en un solo día, muchas cosas toman tiempo.
Identifique las prioridades dentro del DNC, para cubrir las necesidades de capacitación detectadas de forma efectiva. Con las prioridades establecidas puede establecer sus objetivos, y por último determinar las estrategias para cubrir esos objetivos.
Ejemplo:
DNC: Clientes se quejan porque los vendedores no son amables
OBJETIVO: Incrementar el interés hacia el servicio al cliente de los vendedores.
ESTRATEGIA: Serie de 3 capacitaciones de servicio al cliente y capacitar nuevamente al personal en el proceso de Ventas.
PASO 3: Elaborar un presupuesto y calendarizar
Puede que existan necesidades de capacitación que pueda cubrir de forma interna, con un entrenamiento intensivo de un procedimiento operativo, llevado a cabo por el supervisor o jefe de área y, habrá otros temas en donde requerirá la intervención externa, para la capacitación de mandos medios, desarrollo de habilidades blandas, y otros temas específicos.
Elabore un presupuesto, solicite cotizaciones exponiendo las DNC, objetivos, número de grupos y cantidad de participantes por grupo, cantidad de sesiones de capacitación que propone. Recuerde que la información que provea será de utilidad para generar un Plan de capacitación a su medida.
RECOMENDACIONES:
Para calendarizar las capacitaciones y talleres, procure realizarlo en su temporada baja y los días de la semana con baja afluencia, para no interferir drásticamente en sus operaciones.
Considere solicitar capacitaciones y talleres virtuales en horarios no laborales para no interferir en sus operaciones y ofrecerles a los colaboradores un incentivo (escoger un día dentro del mes para salir una hora más temprano para recuperar esa hora invertida en capacitación, ofrecer pagar la hora extra o un coffee break para comer durante su capacitación virtual).
Cuando su equipo observa que se preocupa por su bienestar, crecimiento y aprendizaje, su equipo responde.
PASO 4: Evaluar los resultados
En base a los objetivos generados en cada tema de capacitación deben evaluarse los resultados, respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Los participantes conocían el objetivo?
¿Los participantes comprendieron lo visto en la capacitación?
¿Los participantes han puesto en práctica lo aprendido durante la capacitación?
Si los resultados son favorables, enhorabuena.
Si los resultados aún no son favorecedores, es momento de realizarse nuevas preguntas:
¿Fue acertada la detección de necesidades de capacitación?
¿La capacitación cubría por completo las necesidades de formación?
¿Es necesario cambiar el tema de capacitación o profundizar en lo aprendido?
Solicite retroalimentación y asesoría de las personas que han impartido las capacitaciones, puede obtener información valiosa para tomar las próximas decisiones.
No existen planes de capacitación muy pequeños o muy grandes, muy simples o muy complejos, lo importante es que logre generar un plan de capacitación a su medida y que cubra sus necesidades de forma satisfactoria para el crecimiento de su empresa o negocio.
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